Meningkatkan Produktivitas dengan Memanfaatkan Kalender dan OKR Pribadi

Semua orang ingin menjadi produktif

Ketika seorang mentor saya, Navid Nathoo, membuat persyaratan untuk membuat jadwal, saya langsung berpikir itu adalah ide yang mengerikan. Secara pribadi, saya merasa terlalu sering melakukan hal-hal yang muncul dalam kehidupan sehari-hari yang sama sekali tidak direncanakan. Terkadang teman-teman saya akan membuat rencana menit terakhir, atau saya mungkin ketinggalan bus, atau sesuatu terjadi yang membuat saya benar-benar tidak ingin melakukan apa pun yang saya rencanakan. Seperti banyak orang lain, saya pernah mencoba membuat jadwal dan menaatinya tetapi akhirnya saya jatuh. Navid bersikeras bahwa membuat jadwal dapat membantu meningkatkan produktivitas dan membuat saya bertanggung jawab, dan bahwa saya setidaknya harus mencobanya lagi, tetapi kali ini dengan beberapa iterasi.

Percobaan 1: Saya menghabiskan 3 jam membuat jadwal harian untuk bulan Mei. Saya merencanakan setiap detail hari saya, dari menyikat gigi hingga makan. Itu tidak berhasil; Saya jatuh dalam waktu kurang dari 6 jam.

Percobaan 2: Saya menggeneralisasi beberapa tugas dalam jadwal saya dan menghapus beberapa tugas yang terlalu spesifik pada jadwal saya. Kali ini saya berhasil tetap di jalur selama sehari sebelum terjatuh lagi.

Pada titik ini saya perhatikan sebuah pola; semakin umum saya membuat tugas sesuai jadwal saya dan semakin fleksibel waktu yang saya tambahkan setiap hari, membuat saya tetap di jalur lebih lama.

Percobaan 3: Kali ini, saya membuat jadwal saya terlalu umum, dan rasanya jadwal saya tidak menguntungkan saya atau melakukan apa pun untuk membuat saya tetap di jalur.

Usaha 4: Saya akhirnya merasa seperti menyeimbangkan antara tugas-tugas umum dan spesifik dan telah menambahkan waktu fleksibel yang sesuai, jika saya membutuhkannya.

Saya perhatikan bahwa jika saya harus memperbarui atau mengubah jadwal Anda setiap hari, baik karena perubahan rencana yang tiba-tiba, atau karena tugas-tugas dari hari sebelumnya perlu didorong kembali, itu adalah tanda bahwa jadwal saya terlalu spesifik atau saya hanya tidak punya cukup waktu. Saya juga menyadari waktu fleksibel membuat waktu kenikmatan saya menjadi usang, karena ketika saya perlu menggunakan waktu fleksibel saya, itu karena saya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melakukan sesuatu yang menyenangkan. Jadi saya menghapus semua waktu kesenangan saya, gunakan waktu fleksibel saya yang tersisa untuk hari itu sebagai waktu kesenangan saya.

Saat itulah masuk akal. Tetap produktif dan tepat waktu bukan tentang pengelolaan mikro, dan tentu saja bukan tentang meninggalkan tugas yang tidak lengkap atau tidak terpenuhi. Ini tentang mencapai keseimbangan antara tugas-tugas umum dan khusus, antara kehidupan pribadi dan publik, antara kesenangan dan pekerjaan. Ini tentang memiliki fleksibilitas dan fokus, sambil tetap berkompromi untuk perubahan tak terduga dalam hidup Anda. Intinya;

Produktivitas adalah tentang keseimbangan, fleksibilitas, dan fokus.

Saya bisa memilih bekerja sepanjang hari tanpa bermain. Apakah itu akan membuat saya lebih produktif?

Iya nih.

Setidaknya secara teknis. Saya akan merasa seperti s #!%, Tetapi saya menjadi produktif. Tapi apa gunanya menjadi produktif? Saya berasumsi seperti setiap manusia yang Anda inginkan produktivitas membuat Anda merasa bahagia, jadi bukankah model di atas akan mengalahkan diri sendiri? Dalam skenario di atas, asumsi yang dikondisikan sebelumnya adalah bahwa pekerjaan dan produktivitas adalah hal yang sama. Cara saya melihatnya,

Produktivitas ≠ Bekerja

Saya bisa menjelaskan mengapa memilih pekerjaan yang tepat bisa mengubah ini, tapi itu topik lain. Ringkasnya, produktivitas bukan tentang pekerjaan, melainkan keseimbangan. Menyeimbangkan pekerjaan dan permainan Anda sudah merupakan langkah menuju produktivitas. Aset yang cocok dengan keseimbangan adalah fleksibilitas. Seperti pejalan kaki tali pengikat karet ini.

Bagaimana dengan fleksibilitas? Jika saya akan fleksibel mengapa repot membuat jadwal sama sekali?

Fleksibilitas tidak berarti menghindari tanggung jawab atau menjadi begitu lemah sehingga terus-menerus mendorong tugas Anda ke waktu berikutnya. Sederhananya,

Fleksibilitas ≠ Kelemahan

Fleksibilitas berarti mampu mengatasi dan mengimbangi perubahan dalam hidup Anda.

Saat Anda tidak diharuskan fleksibel, seseorang harus berlatih menahan diri dan tetap fokus.

Fokus, dikombinasikan dengan keseimbangan dan fleksibilitas memberi Anda ruang lingkup; kemampuan untuk memperbesar detail kecil atau memperkecil untuk mengambil gambar yang lebih besar. Fokus, dan karenanya produktivitas, dimungkinkan dengan memahami diri sendiri; apa yang Anda inginkan, mengapa Anda menginginkannya, bagaimana Anda bekerja, bias Anda, dll.

Saat membuat jadwal, fokus Anda harus holistik, tetapi saat melakukan tugas pada jadwal Anda, fokus Anda harus diperbesar. Karena itu, fokus bukan tentang duduk dan mengerjakan hal yang sama selama 6 jam, tetapi jika itulah yang bekerja untuk Anda, lalu bunuh diri. Apa yang saya temukan, adalah itu

Fokus ≠ Ketekunan

Fokus berarti disengaja tentang semua yang Anda lakukan dan tetap tajam, penuh perhatian, dan waspada untuk memaksimalkan produktivitas Anda. Banyak penelitian, artikel, dan pendapat seperti ini menemukan bahwa fokus berhubungan dengan tidur, yang pada gilirannya berkorelasi dengan produktivitas.

Saya tidak menyebutkan apa pun tentang waktu.

Kebanyakan orang terbiasa dengan pemikiran bahwa produktivitas terlihat seperti

  1. Kerja / Waktu = Produktivitas
  2. Fokus * Energi * Waktu = Produktivitas
  3. Output / Input = Produktivitas

Yang terakhir bahkan tidak berlaku untuk manusia.

Saya pikir penting untuk diingat bahwa waktu itu relatif, baik secara harfiah maupun kiasan. Mengapa lagi tampaknya saat-saat indah berlalu dengan cepat, sementara waktu bosan atau buruk tampaknya berlangsung sangat lama? Dengan mengingat hal itu, akan lebih mudah untuk menerima bahwa tidak ada yang dapat kita lakukan untuk menghentikan waktu meninggalkan kita dalam debu, dan karenanya produktivitas seharusnya tidak ada hubungannya dengan waktu, kalau tidak kita berisiko kehilangan produktivitas saat kita membuang waktu. Dalam satu jalur, produktivitas bukanlah fungsi waktu; Ini adalah fungsi dari negara Anda.

Tingkat produktivitas seharusnya tidak dihitung secara matematis terutama jika berbicara dalam hal produktivitas pribadi. Produktivitas pada akhirnya adalah perasaan puas dan semua orang merasa terpenuhi pada tingkat yang berbeda. Bos Anda bisa berpikir Anda telah melakukan jauh lebih sedikit daripada yang Anda rasakan seperti telah Anda lakukan.

Selain jadwal, saya baru-baru ini menemukan teknik produktivitas OKR. Pada dasarnya teknik OKR memisahkan semua tugas Anda menjadi dua bagian:

  1. Tujuan
  2. Hasil Utama

Gagasan tujuan sangat mudah; tujuan sering diberikan oleh atasan di posisi yang lebih tinggi. Tetapi untuk tujuan pengaturan diri, saya menemukan bahwa tujuan pada dasarnya adalah pencapaian besar dalam hidup. Ini akan bervariasi dari orang ke orang, tetapi beberapa dari saya termasuk

  1. Mempertahankan 80% top 6 rata-rata (Untuk U dari Waterloo bersyarat)
  2. Hit 10% lemak tubuh pada 140 lbs
  3. Dapatkan bayaran kerja atau magang

Saya memperkirakan tujuan perlu waktu 1 - 3 bulan untuk menyelesaikan, tetapi itu dengan asumsi saya memiliki sesuatu untuk membuat saya bertanggung jawab dan sesuai dengan tujuan yang ada.

Di situlah Hasil Utama masuk.

Hasil-hasil utama pada dasarnya adalah langkah-langkah menuju penyelesaian suatu tujuan. Misalnya, jika saya ingin mempertahankan rata-rata top 6 80%, saya harus melakukan dengan baik pada Data dan Stats Culminating Performance Task (CPT) saya. Untuk melakukannya dengan baik di CPT saya, saya harus membuat dek presentasi bom @ $$; jadi itulah hasil utama saya. Untuk membuat dek presentasi yang sangat bagus. Atau katakanlah tujuan saya adalah mendapatkan pekerjaan. Untuk mendapatkan pekerjaan saya harus melamar, dan menyelesaikan aplikasi pekerjaan adalah hasil utama saya. Hasil-hasil utama membutuhkan perkiraan rata-rata 3 hari untuk ditandai.

Saya sudah mengatakannya sebelumnya, tapi saya benci duduk dan mengerjakan hal yang sama selama lebih dari 5 atau 6 jam. Paling sering saya terganggu dalam 5 atau 6 jam itu. Menyebarkan KR selama beberapa hari juga membuat ide dan pola pikir tetap segar dan rasanya tidak berlebihan.

Memisahkan Tujuan dari hasil Kunci membuat saya merasa seperti setiap hasil kunci yang saya selesaikan membawa saya selangkah lebih dekat untuk menyelesaikan tujuan. Ini membuat peningkatan signifikan dalam produktivitas saya. Saya menyimpan Os dan KR pada dua daftar periksa terpisah di Keep. Saya mengikat jadwal saya dan daftar periksa OKR dengan menetapkan sebagian dari hari saya bekerja pada KR secara umum, bukan KR tertentu karena KR biasanya memeriksa daftar saya secara relatif cepat. Menjaga agar tetap umum juga berarti bahwa saya dapat mengerjakan KR apa pun yang saya rasakan saat itu dan selama yang saya inginkan, sementara tetap mempertahankan produktivitas maksimum karena tujuan setiap KR adalah untuk menghasilkan O.

OKR telah bekerja dengan sangat baik sehingga saya juga mengikatnya ke dalam daftar tujuan / ember hidup saya, sehingga KR> Os> Pemda. Banyak perusahaan bernilai miliaran dolar seperti Google, Intel, dan Twitter telah mengadopsi OKR sebagai bagian dari strategi kepemimpinan dan pengembangan mereka.

Beberapa perusahaan yang menggunakan OKR

Saya melihatnya dan ternyata ada banyak pengikut dan dukungan besar dari situs-situs seperti ini.

Pengambilan Kunci

  1. Jadwal, yang dilakukan dengan benar, adalah perbedaan antara kerja produktif dan kerja keras
  2. Produktivitas adalah tentang keseimbangan, fleksibilitas, dan fokus
  3. OKR adalah cara yang bagus untuk memisahkan "Di mana saya ingin berada?" Dari "Bagaimana saya sampai di sana?", Sementara itu membuat Anda tetap produktif dan bertanggung jawab.

Sejauh ini, jadwal dan hal OKR ini telah meningkatkan produktivitas saya dengan membuat saya merasa seolah-olah saya mencapai tujuan dan membuat saya bertanggung jawab tentang tujuan saya. Saya berharap saya harus membuat lebih banyak iterasi seiring perubahan hidup saya sehingga saya tidak sabar untuk melihat ke mana perginya.