Tim Dokumentasi: Cara Mendelegasikan Tugas

oleh ClickHelp - alat bantu penulisan terbaik

Saatnya untuk menerima fakta: Anda tidak bisa melakukan semuanya sendiri. Seterampil dan berorientasi pada tugas Anda, menyulap beberapa proyek sekaligus dapat merugikan Anda. Anda perlu membiarkan orang lain membantu Anda dan menghilangkan tekanan dari bahu Anda.

Namun, tugas pendelegasian tidak sesederhana kedengarannya. Anda perlu menemukan penulis teknis yang sempurna untuk pekerjaan itu sehingga hasilnya par excellence. Misalnya, jika Anda terdesak waktu, cari penulis dengan beban kerja terendah dan kecepatan kerja tercepat.

Tetapi, yang paling penting, Anda harus menghindari salah satu dari dua perangkap ini: mengatur secara mikro seluruh proses dokumentasi pengguna atau gagal mengawasi tim Anda dengan baik.

Artikel ini akan mengajarkan Anda cara menghindari terjebak dalam salah satu skenario tersebut.

Dasar Delegasi

Anda harus belajar cara menetapkan tugas yang jelas untuk tim Anda, mengekspresikan harapan, dan menetapkan tenggat waktu. Anda juga perlu menerapkan sistem pelacakan yang memungkinkan Anda memberikan otonomi kepada orang yang menyelesaikan tugas, sambil tetap dapat mengawasi mereka.

Namun, jangan salah paham. Anda masih menjadi bagian dari proses kerja, dan perlu membuat diri Anda tersedia untuk tim Anda jika ada pertanyaan. Dokumentasi pengguna dapat mengambil banyak bentuk kompleks, tergantung pada subjek atau maksud di balik konten, sehingga sangat mungkin Anda harus menetapkan dua atau lebih orang pada proyek tertentu.

Sangat penting bagi seorang manajer untuk mengetahui apa kemampuan timnya. Coba gunakan posting blog kami pada keterampilan utama untuk penulis teknis untuk menganalisis tim Anda sendiri. Selalu membantu untuk menyimpan gambar ini di pikiran seseorang.

Lima Langkah Delegasi

Berikut adalah beberapa hal yang dapat membantu Anda mempermudah proses pendelegasian dan menghindari ketidaknyamanan.

  • Tugas adalah Individu: Ketika Anda memberi tahu tim Anda apa yang harus mereka lakukan, akan lebih efisien untuk menetapkan setiap tugas kepada seseorang secara langsung dan memeriksa untuk melihat apakah semua orang ada di halaman yang sama. Berikan instruksi yang jelas dan akurat, sehingga mereka dapat menyelesaikan tugasnya. Misalnya, satu orang bertanggung jawab untuk menulis topik baru, satu orang lagi untuk membuat video tutorial, dan sebagainya.
  • Berikan Mereka Gambaran yang Lebih Besar: Selalu lebih mudah untuk mengerjakan sesuatu jika Anda tahu apa tujuannya. Terutama ketika kita berbicara tentang tugas yang kompleks seperti membuat basis pengetahuan, setiap anggota tim harus menyadari hasil yang mereka butuhkan untuk disampaikan.
  • Berikan Tenggat Waktu, dan Patuhi Mereka: Sangat penting untuk memberi tahu tim Anda sejak awal berapa banyak waktu mereka dapat mengerjakan sesuatu. Jelaskan pentingnya mereka menyerahkan pekerjaan mereka tepat waktu berkorelasi dengan proses bisnis Anda yang lain.
  • Gunakan Laporan secara berkala: Ketika Anda mendelegasikan, Anda tidak secara aktif mengambil bagian dalam penyelesaian setiap tugas, tetapi Anda harus memiliki perasaan tentang apa yang sedang terjadi. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan meminta anggota tim untuk memberikan laporan status pekerjaan mereka. Dengan demikian, Anda dapat memiliki ikhtisar proses dan campur tangan kapan pun Anda harus, sehingga memungkinkan Anda untuk tetap berada dalam rencana dokumentasi Anda.
  • Katakan kepada Mereka Bagaimana Mereka Dapat Menghubungi Anda: Idealnya, pertemuan mingguan seharusnya bukan satu-satunya kesempatan tim Anda berinteraksi dengan Anda. Mereka perlu tahu bahwa jika terjadi sesuatu, mereka dapat dengan cepat menguasai Anda.

Perlu disebutkan bahwa menyimpan sebagian besar informasi semacam itu di satu tempat adalah ide bagus. Jadi, pikirkan tentang membuat rencana dokumentasi untuk memberikan karyawan sesuatu untuk dijadikan rujukan.

Berikan perhatian tambahan pada lingkungan kerja Anda - pastikan Anda memiliki semua alat yang tepat untuk pendelegasian yang lebih baik dan lebih cepat. Banyak alat bantu penulisan berisi fitur yang meningkatkan alur kerja tim dan memungkinkan pendelegasian tugas yang lebih efisien, seperti halnya fitur kerja tim di ClickHelp.

Ini Tentang Kepercayaan

Delegasi bukan berarti manajer tidak mengerjakan apa pun. Ini lebih berkaitan dengan hasil akhir itu sendiri.

Ada tingkat kepercayaan yang perlu ada antara delegator dan tim mereka. Tidak ada teknik manajemen yang bisa menggantikannya.

Semoga Sukses dengan tulisan teknis Anda!
Tim ClickHelp

Awalnya diterbitkan di clickhelp.co.